مساعد اداري | المهام الوظيفية والمؤهلات المطلوبة وطبيعة العمل

Administrative Assistant | Job duties, required qualifications and nature of work

0

تعد وظيفة مساعد اداري من الوظائف الهامة في كل مؤسسة؛ لأنه يعد حلقة الوصل الرئيسية بين المدير والعملاء وهو مسؤول عن الرد على الاستفسارات والمراسلات والرد على المكالمات الهاتفية ومسؤول أيضا عن التوجيهات الخاصة بالدعم المبدئي بالإضافة إلى تنظيم جميع المهام الإدارية الخاصة بالمؤسسة وجدولتها بشكل صحيح لذلك جميع المؤسسات يلزم تواجد مساعد إداري بها لكي يقوم بتنفيذ المهام الإدارية للهيئة التي تبدو لك أنها سهلة ولكن إن لم يتم تنفيذها ستعطل حركة العمل داخل المؤسسة.

كيفية اختبار وظيفة مساعد اداري
اختبار وظيفة مساعد اداري

وصف وظيفي مساعد إداري

يقوم المساعد بمجموعة من المهام الإدارية المهمة داخل المؤسسة وتتمثل هذه المهام فيما يلي:

  • يقوم باستقبال جميع المكالمات الهاتفية الواردة وإعادة توجيه المراسلات والمكالمات مرة أخرى.
  • مسؤول عن التجهيزات الخاصة بالسفر وحجز التذاكر وكافة الإجراءات الخاصة بالحجز.
  • ترتيب الملفات المكتبية والحفاظ عليها وعلى النظام الخاص بها.
  • تنظيم المواعيد وترتيب المذكرات وتنظيم مواعيد الإجتماعات.
  • التعامل مع الطلبات التي يقدمها العملاء والرد على الاستفسارات وتقديم معلومات دقيقة عن الطلب المقدم.
  • إعداد تقارير كاملة وملخصات والاهتمام بالعروض التقديمية.
  • إدارة الحسابات المالية وإعداد الدفاتر وتولي مسؤوليتها.
  • مساعدة الموظفين وتقديم الدعم لهم. 

المهارات الخاصة بوظيفة مساعد إداري

هناك عدد من المهارات يلزم توافرها لدى المساعد الإداري لكي يتمكن من تقديم المهام المسؤول عنها بشكل صحيح وتتمثل هذه المهارات فيما يلي:

  • أن يكون على معرفة سابقة بالمعلومات الخاصة بإدارة المكاتب وتنفيذ الإجراءات الإدارية داخل المنشآة.
  • أن يتمتع بالمرونة داخل مقر العمل ويكون قادر على تحديد أولويات العمل.
  • دراسة النواقص المكتبية ورصد الاحتياجات والأدوات واللوازم الخاصة بها.
  • أن يمتلك مهارة كبيرة في التواصل مع الشخصيات المهمة والمختلفة.
  • أن يمتلك مهارة في إعداد التقارير الدورية للمؤسسة.
  • أن يكون قادر على تنظيم وقت الإجتماعات والعروض التقديمية.
  • القدرة على إدارة الأعمال وترتيب المهام بشكل صحيح.
  • مهارة في اتخاذ القرارات بشكل سليم.
  • التعاون مع الموظفين وتقديم المعلومات لهم لأن الهدف الرئيسي من وظيفة المساعد الإداري هو مساعدة جميع الموظفين.
  • إتقان اللغة والاملاء لأنه مسؤول عن الكتابة حتى يتمكن من التواصل مع الجهات المختلفة.
  • أن يمتلك مهارة في المعرفة التقنية الحديثة والقدرة على استخدام الحاسب الآلي والبرامج الخاصة به.
  • يلزم توافر المهارات الشخصية وبعض المزايا مثل حسن الخلق والسلوك الهادئ في العمل والقدرة على العمل تحت ضغط.

شهادات العمل في وظيفة مساعد اداري

لكي تلتحق في وظيفة المساعد الإداري يلزم الحصول على الشهادات التالية:

  • أن تكون حاصل على شهادة الثانوية العامة بحد أدني.
  • الحصول على درجة البكالوريوس.
  • أن تمتلك خبرة سابقة في الوظيفة من خلال الدورات التدريبية.
  • للحصول على ميزة تنافسية في هذا المجال عليك بالالتحاق بالبرامج التدريبية الخاصة بالسكرتارية بعد الثانوية العامة.
  • يمكنك أيضا التسجيل في برنامج درجة الزمالة للحصول على خبرة في هذا المجال.
وظيفة مساعد اداري راتب
مساعد اداري راتب

راتب المساعد الإداري

الراتب يختلف من مؤسسة إلى أخرى لأنه يعتمد على طبيعة العمل الذي يقوم به والواجبات الذي يتلقى تنفيذها وكذلك بيئة العمل وتأتي الرواتب كالآتي:

  • قد يصل الدخل السنوي المتوسط إلى 38880 دولار بما يعادل 18.69 دولار في الساعة.
  • أعلى دخل سنوي قد يحصل عليه المساعد يصل إلى 64.230 دولار بما يعادل 30.88 دولار في الساعة.
  • أقل دخل سنوي يمكن الحصول عليه هو 24690 دولار بما يعادل 11.87 دولار في الساعة.

أماكن عمل مساعد اداري

بيئة العمل تتمثل في المكاتب الطبية أو المكاتب الخاصة بالمحامين أو من الممكن أن تشغل وظائف صغيرة ومن الأفضل أن تكون بيئة العمل الخاصة بك داخل مكاتب الإعداد.

تعتبر وظيفة مساعد اداري من الوظائف المطلوبة بشكل كبير داخل جميع الهيئات والمؤسسات، ولكي تستطيع الحصول على شهادة يجب أن تتوفر لديك الشهادات والمؤهلات اللازمة.

______________________________________________________________________________________________

المصادر:

betterterm

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.